シフト希望をLINEとエクセルで集めるのは、どこで限界が来るか ── 集め方を見直した話

シフト制の職場で、希望をどうやって集めているか。 おそらく多くの現場は、この形に落ち着いています。

1. LINE のグループで「来月の希望を〇日までに送ってください」と伝える
2. 各自がバラバラの形式で送ってくる
3. 管理者がエクセルに転記する
4. 組んで、確定したものを画像にして LINE に流す

このやり方は、人数が少ないうちは一番早い。新しく何かを覚える必要がなく、 全員がすでに LINE を使っているからです。

問題は、どこで限界が来るかです。

手間は3つに分けられる

シフトを組む作業を分解すると、実際に時間を食っているのは 「組む」ところではありません。

手間	内容	人数が増えるとどうなるか
① 転記	LINE の文面を表に写す	人数に比例して増える
② 催促	出していない人を探して声をかける	人数に比例して増える
③ 変更の反映	「やっぱりこの日は無理」への対応	人数 × 変更回数で増える

「組む」こと自体は、希望が揃ってさえいれば案外すぐ終わります。 つらいのは、揃うまでと揃ったあとです。

① 転記でミスが起きるところ

LINE で集めると、書き方が人によって違います。

「5、6、12、13以外なら入れます」 「平日の夕方だけ大丈夫です」 「来週は無理ですが再来週から」

これを表に写すとき、解釈が入ります。「平日の夕方」は何時から何時か。 「来週」はどこまでか。ここで取り違えると、確定後に「そんなつもりじゃなかった」になります。

転記ミスは、起きた時点では気づけません。確定して初めて発覚するのが厄介なところです。

② 催促がいちばん時間を食う

締切を過ぎて出していない人に、個別に声をかける。 これが、実は一番の負担だという話をよく聞きます。

グループに「まだの人はお願いします」と流しても、 自分のことだと思わない人には届きません。個別に送ると角が立つ気がして、 送るまでに時間がかかります。

必要なのは 「誰が出していないか」が一覧で見えること、それだけです。 一覧で見えれば、催促は事務作業になります。見えないから、記憶と気遣いの作業になる。

③ 変更が入ると全部やり直しになる

確定後に「この日どうしても外せない用事が入った」と言われる。 これ自体は仕方のないことです。

問題は、確定シフトが画像で配られていること。 画像は直せないので、作り直して流し直すことになります。 そして、古い画像がグループの上のほうに残り続けます。

「どれが最新か分からない」が起きるのは、だいたいここです。

何人までなら回るか

経験的には、5〜6人が分かれ目のように思います。

• 〜5人: LINE + エクセルで十分回る。仕組みを入れるほうが遅くなる
• 6〜15人: 催促と転記が効いてくる。誰が出していないかが見えるだけで楽になる
• 15人〜: 変更のたびに全体を作り直す運用が持たなくなる

人数だけでなく、シフトの複雑さでも変わります。 時間帯が1種類（例: 9-17時だけ）なら人数が多くても回りますが、 早番・遅番・中番があると、途端に表が読めなくなります。

見直すときの順番

いきなり全部を変えると、現場が止まります。効く順に一つずつ。

1. 希望の出し方の形式を決める。自由文をやめて「日付 + 入れる時間帯」に統一する。 これだけで転記ミスがかなり減ります
2. 提出状況が見える場所を作る。誰が出したか出していないかの一覧。 催促が「気遣い」から「作業」に変わります
3. 確定シフトを画像で配るのをやめる。更新したら常に同じ場所を見れば最新、という形にする

3 まで来ると、そもそも LINE で集める必要がなくなっている、ということが多いです。

そこまで来たら

soroe は、この3つをそのまま形にしたアプリです。

• スタッフは「入れる時間」を選んで提出する（自由文にならない）
• 管理者は提出済み・未提出が一覧で見える
• 内容に不足があれば差し戻して再提出してもらえる
• 承認して1日ずつ確定すると、スタッフ側にそのまま反映される（画像を配らない）

スタッフ側は招待リンクからブラウザで参加できるので、 「全員にアプリを入れてもらう」ところで止まりません。 iOS / Android のアプリ版もあります。

操作は使い方ガイドに画面図つきでまとめています。

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大事なのは、いまの運用が悪いわけではないということです。 LINE とエクセルは、人数が少ないうちは最適解です。 限界が来たときに、どこが重くなっているのかが分かっていれば、 直す場所を間違えずに済みます。